Wat je gaat doen
Als Coördinator Arrangementen & Events ben jij verantwoordelijk voor het organiseren, coördineren en commercieel uitbouwen van de arrangementen binnen onze organisatie. De ene keer gaat het om de verhuur van een lokaal met een koffiearrangement, de volgende keer organiseer je een congres, workshop of evenement waarbij een groot deel van de locatie wordt ingezet, inclusief catering.
Je verzorgt aanvragen van rondleidingen voor groepen schoolkinderen.
Vanuit andere Aeres vestigingen regel je de aanvragen voor het gebruik van een vergaderruimte inclusief catering.
Je bent vanaf de eerste aanvraag tot en met de uitvoering betrokken. Je brengt de wensen van de klant in kaart, denkt mee over de mogelijkheden, stelt offertes op en zorgt dat gemaakte afspraken worden nagekomen. Daarbij houd je overzicht over planning, organisatie en financiën.
Voor de uitvoering werk je nauw samen met de leidinggevende Dienst Ondersteuning, conciërges, restaurant, docenten en andere collega's binnen de organisatie. Ook heb je nauw contact met Marketing & Communicatie om activiteiten zichtbaar te maken en het bereik te vergroten.
Daarnaast onderhoud je actief de relaties met onze vaste samenwerkingspartners. Jaarlijks keren verschillende partners terug voor bijvoorbeeld vergaderingen, congressen, workshops en evenementen. Jij zorgt ervoor dat deze relaties goed worden onderhouden en ziet kansen om de samenwerking verder uit te bouwen.
Een commerciële rol vol afwisseling, contact en mooie kansen:
Je wacht niet alleen op aanvragen, maar gaat ook actief op zoek naar nieuwe opdrachten en samenwerkingen. Je ziet kansen in de markt, weet deze te vertalen naar concrete arrangementen en draagt bij aan het vergroten van de omzet.
Geen werkdag is hetzelfde. De ene dag werk je een offerte uit, de volgende dag loop je met een klant door de locatie en ondertussen stem je de catering, ruimtes en praktische uitvoering van een evenement af.
Je hebt affiniteit met de dierensector en vindt het interessant om te werken binnen een organisatie waarin dieren, diergezondheid, diergedrag en de ontwikkeling van professionals centraal staan. Je hoeft geen inhoudelijk expert te zijn, maar je hebt wel interesse in de sector en kunt je gemakkelijk verplaatsen in de wereld van onze klanten, cursisten en samenwerkingspartners.
Wat je verder gaat doen
- Je beoordeelt en verwerkt aanvragen voor arrangementen, rondleidingen, zaalverhuur en evenementen.
- Je adviseert klanten over de mogelijkheden en stelt passende offertes op.
- Je organiseert en coördineert arrangementen en evenementen van aanvraag tot uitvoering.
- Je stemt af met collega’s en andere betrokkenen binnen de organisatie.
- Je onderhoudt relaties met bestaande samenwerkingspartners en bouwt deze verder uit.
- Je benadert actief nieuwe klanten en signaleert commerciële kansen.
- Je werkt samen met Marketing & Communicatie aan de promotie en zichtbaarheid van het aanbod.
- Je zet social media in om activiteiten, arrangementen en evenementen onder de aandacht te brengen.
- Je evalueert activiteiten en denkt mee over verbeteringen in het aanbod en de dienstverlening.
We worden enthousiast als je jezelf hierin herkent:
Sociaal: je maakt gemakkelijk contact en weet relaties op te bouwen en te onderhouden.
Creatief: je denkt in mogelijkheden en weet wensen van klanten te vertalen naar aantrekkelijke arrangementen.
Een organisatietalent: je houdt overzicht, stelt prioriteiten en krijgt zaken voor elkaar.
Commercieel: je ziet kansen, durft erop af te stappen en krijgt energie van het binnenhalen van opdrachten.
Financieel bewust: je kunt werken met offertes, tarieven en budgetten en begrijpt het belang van een gezonde marge.
Computervaardig: je werkt gemakkelijk met digitale systemen en programma's.
Communicatief sterk: je schakelt makkelijk tussen klanten, collega's, leveranciers en verschillende disciplines.
Proactief: je wacht niet af, maar ziet wat er nodig is en komt zelf in beweging.
Geïnteresseerd in de dierensector: je hebt affiniteit met dieren en de wereld waarin onze organisatie actief is.
Kortom: jij bent de verbindende factor tussen klant, organisatie en uitvoering en zorgt ervoor dat een aanvraag uitgroeit tot een geslaagd arrangement of evenement.
